Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Heinz Königseder GmbH & Co KG
Philipp-Melanchthon-Str. 8
92224 Amberg, Deutschland
E-Mail: verwaltung@eichenforst.de

Weitere Angaben (Handelsregister, Vertretungsberechtigte) finden Sie im Impressum.

2. Zwecke der Verarbeitung

• Bearbeitung Ihrer Bewerbung um einen Wohnheimplatz (Prüfung, Auswahl, Kommunikation).
• Anbahnung und ggf. Abschluss eines Mietvertrags einschließlich einer Bürgschafts­ erklärung durch die Eltern bzw. eine dritte Person.
• Durchführung und Verwaltung des Mietverhältnisses: Vertragserstellung und -verwaltung, Bereitstellung eines persönlichen Mieter-Portals zum Hochladen des unterschriebenen Vertrags, Übergabeprotokolle bei Ein- und Auszug, Abrechnung und Rückzahlung der Kaution.
• Bearbeitung von Widerrufen, die über die Online-Widerrufsfunktion oder auf anderem Weg erklärt werden.
• Bereitstellung und technischer Betrieb dieser Website (Hosting, Sicherheit).

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für das Absenden Ihrer Bewerbung über das Online-Formular. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (siehe Abschnitt 8).
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung) für alle Verarbeitungen, die zur Prüfung, zum Abschluss oder zur Durchführung des Mietvertrags erforderlich sind.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Meldepflichten bestehen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für die technisch notwendige Protokollierung zur Sicherheit und Stabilität der Website.

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Wenn Sie das Online-Bewerbungsformular ausfüllen, verarbeiten wir folgende Angaben. Alle diese Angaben werden für die Prüfung Ihrer Bewerbung, den späteren Mietvertrag und die dazugehörige Bürgschaftserklärung benötigt. Pflichtfelder sind im Formular gekennzeichnet.

• Stammdaten: Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand.
• Kontaktdaten: Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land), Telefon, E-Mail.
• Angaben zu den Eltern bzw. Bürg:innen: Anschrift, Telefon/Festnetz, Beruf – erforderlich für die dem Mietvertrag beigefügte Bürgschaftserklärung.
• Studien-/Ausbildungsangaben: Hochschule, Studien-/Ausbildungsgang, voraussichtliche Studien-/Ausbildungsdauer, gewünschter Einzugstermin.
• Finanzierungsangaben: Art der Finanzierung (z. B. Eltern, eigenes Einkommen, BAföG), ggf. Höhe der BAföG-Leistung – Grundlage für die Bonitäts­ einschätzung und die Bürgschaftserklärung.
• Freitext-/Zusatzangaben: Wunschzimmer, Matratzen­option, Nachricht, gewählte Sprache, Zeitpunkt und Version Ihrer Einwilligung, technische Metadaten der Übermittlung (z. B. Zeitstempel).

Hinweis zu Daten Dritter (Eltern/Bürg:innen): Bitte informieren Sie die betroffenen Personen vor Angabe ihrer Daten über diese Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage der Verarbeitung dieser Drittdaten ist unser berechtigtes Interesse an einer belastbaren Bürgschaftserklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie – im Falle der späteren Bürgschaft – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kommt ein Mietverhältnis zustande, verarbeiten wir darüber hinaus (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

• Vertrags- und Mietdaten: Zimmer, Mietzeitraum, Miete, Zahlungsstatus (erste Miete, Kaution, ggf. Matratze), erzeugte Vertragsdokumente.
• Vom Mieter hochgeladene Dokumente: der unterschriebene Mietvertrag (PDF/Foto), hochgeladen über einen persönlichen, nicht erratbaren Portal-Link; Speicherung in einem zugriffsgeschützten privaten Bereich.
• Übergabedaten bei Ein-/Auszug: Zählerstände, übergebene Schlüssel, festgestellte Mängel, Fotos der Räume sowie die Unterschriften von Mieter und Vermieter als Bild (einfache elektronische Signatur).
• Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN): ausschließlich zur Rückzahlung der Kaution im Rahmen der Kautionsabrechnung.
• Widerrufsdaten: bei Nutzung der Online-Widerrufsfunktion Name, E-Mail, Vertrags-/Zimmerangabe, Nachricht sowie Eingangszeitpunkt und Referenznummer.

Zur Missbrauchsabwehr der öffentlichen Formulare (Bewerbung, Widerruf) speichern wir die IP-Adresse ausschließlich als nicht umkehrbaren SHA-256-Hash zur Begrenzung der Übermittlungsrate.

5. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies und keine Analyse- oder Werbedienste. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich. Im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage) werden ausschließlich technisch erforderliche Einstellungen abgelegt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• Ihre Sprachwahl (Deutsch/Englisch),
• die Anmelde-Sitzung für den internen Verwaltungszugang (nur bei Mitarbeitenden der Hausverwaltung) sowie dessen Anzeige-Einstellungen.

Diese Einträge verbleiben auf Ihrem Gerät und werden nicht an Dritte übermittelt.

6. Google Maps (Zwei-Klick-Einbindung)

Auf der Anfahrtsseite binden wir eine Karte von Google Maps ein (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Karte wird erst geladen, wenn Sie sie aktiv per Klick aktivieren („Karte laden"). Erst dann werden Daten (u. a. Ihre IP-Adresse) an Google übertragen; dabei kann eine Übermittlung in Drittländer (insb. USA) stattfinden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch den Klick erteilen und jederzeit für die Zukunft widerrufen können, indem Sie die Karte nicht erneut laden. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Daten werden ausschließlich durch die Verwaltung des Wohnheims verarbeitet. Zur technischen Bereitstellung setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein:

• Hosting der Website und Datenbank: Lovable Cloud (basierend auf Supabase). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen bzw. liegt vor.[Platzhalter – finale Vertragsgrundlage und Fassung zur Freigabe durch den Betreiber.]
• E-Mail-Versand (geplant): Resend (Bestätigungs- und Benachrichtigungs-E-Mails). Aktivierung erfolgt zusammen mit dem produktiven E-Mail-Setup.[Platzhalter – vor Aktivierung durch den Betreiber freizugeben.]
• Eine Weitergabe an sonstige Dritte (z. B. Behörden) erfolgt nur, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

8. Serverstandort / Drittlandtransfer

Die Verarbeitung erfolgt nach unserem Kenntnisstand in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. [Platzhalter – konkrete Region (z. B. EU/Frankfurt) sowie etwaige Drittland­transfers und Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO sind vom Betreiber final zu bestätigen.]

9. Speicherdauer

• Abgelehnte oder von Ihnen zurückgezogene Bewerbungen werden durch einen automatisierten täglichen Löschlauf spätestens 3 Monate nach Abschluss des Bewerbungsvorgangs gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Kommt ein Mietvertrag zustande, werden Ihre Daten für die Dauer des Miet­ verhältnisses und anschließend im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungs­fristen (insb. §§ 147 AO, 257 HGB – bis zu 10 Jahre) gespeichert und danach gelöscht. Das gilt auch für Übergabeprotokolle (einschließlich Fotos und Unterschriften) und die Kautionsabrechnung, die Bestandteil der Mietakte sind.
• Technische Protokolldaten (z. B. Server-Logs) werden nach kurzer Zeit anonymisiert oder gelöscht.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an verwaltung@eichenforst.de. Wir bearbeiten Ihr Anliegen in der Regel innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Über die Vergabe eines Zimmers entscheidet die Verwaltung individuell.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Verarbeitungen oder rechtliche Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.